雙軌制下如何實現(xiàn)“一鍵歸檔”

　　【摘要】全國各級法院在全流程無紙化實踐中形成了各具特色的雙軌制應(yīng)用，因其能在實現(xiàn)訴訟材料雙向發(fā)展同時，按需自由切換線上線下審理流程，滿足了審判業(yè)務(wù)和技術(shù)發(fā)展需求。“一鍵歸檔”對于實現(xiàn)雙軌制運(yùn)轉(zhuǎn)下電子卷宗全流程管理、打通卷宗數(shù)字化“最后一公里”、推動辦案智能化、提高歸檔效率都具有重要意義。本文在雙軌制運(yùn)轉(zhuǎn)背景下重新審視案件歸檔工作,從使用習(xí)慣、載體差異、制度機(jī)制、流程再造、模式創(chuàng)新、資源共享、檔案工作現(xiàn)代化等方面入手，對雙軌制及“一鍵歸檔”概念、實現(xiàn)難點、實現(xiàn)途徑方面進(jìn)行探究，以拋磚引玉，為歸檔工作開展帶來有益思考。

　　【關(guān)鍵詞】雙軌制 訴訟檔案 一鍵歸檔

　　新形勢下，人民群眾多元司法需求，法院內(nèi)部智能化輔助應(yīng)用迫切需要，以及紙質(zhì)檔案庫房持續(xù)“漲庫”的現(xiàn)實挑戰(zhàn)，對訴訟活動電子化提出了新課題。

　　一、雙軌制及“一鍵歸檔”概念解析

　　電子材料和紙質(zhì)材料的載體差異，導(dǎo)致存貯、使用信息的方式帶有根本區(qū)別。訴訟材料具有承載爭議焦點的天然屬性，加之受到現(xiàn)有條件限制，電子訴訟材料并不能完全取代紙質(zhì)訴訟材料，一定時間內(nèi)兩者將處于并存狀態(tài)。本文所述雙軌制是指電子文件與紙質(zhì)文件按照各自軌道流轉(zhuǎn)并同步傳送到歸檔環(huán)節(jié)歸檔的運(yùn)行機(jī)制。

　　電子卷宗和電子檔案是同一體的不同階段，歸檔工作是兩者之間的結(jié)合點。“一鍵歸檔”是指通過一鍵操作將電子卷宗按照歸檔要求自動歸檔，紙質(zhì)卷宗同步歸檔。本文嘗試從實踐角度出發(fā)，梳理雙軌制下如何實現(xiàn)“一鍵歸檔”。

　　二、雙軌制下“一鍵歸檔”實現(xiàn)難點梳理

　　1．使用差異難以完全消除。審判實踐中，紙質(zhì)材料作為關(guān)鍵證據(jù)較為普遍，法官可直接組織質(zhì)證，其完整性易于辨認(rèn)、真實性明顯、認(rèn)可程度高，“白紙黑字”具有法律效力的歷史源遠(yuǎn)流長。電子文件的真實性、有效性辨認(rèn)則較為復(fù)雜，如來源不明、不清晰的錄音、錄像等，在形成、使用、歸檔移交、保管等不同環(huán)節(jié)，形式和內(nèi)容上易被篡改，確認(rèn)其真實性需要通過包括載體認(rèn)知、技術(shù)運(yùn)行等技術(shù)條件才能完成。

　　2．同步轉(zhuǎn)化難以精準(zhǔn)。筆者在一次座談中了解到，某案件承辦法官查閱電子卷宗時，案涉爭議金額數(shù)目存有疑點。法官后來借閱紙質(zhì)卷宗發(fā)現(xiàn)，作為關(guān)鍵證據(jù)之一的借條撕壞后通過背面粘貼進(jìn)行復(fù)原，掃描人員未能注意并提醒這一現(xiàn)象，材料經(jīng)掃描后僅憑肉眼很難發(fā)現(xiàn)借條撕毀的事實。又如不規(guī)則物證、大篇幅材料、照片、圖片或者其他電子文件的打印件、復(fù)印件、掃描件等，100%還原度的電子化處理難以實現(xiàn)；再如，部分電子文本能以紙質(zhì)文件形式展現(xiàn)，但音視頻等特殊類型電子文件不能徹底還原成紙質(zhì)文件輸出，電子信息的核心元數(shù)據(jù)帶有各種特有信息，包括具體的時間、格式、流程修訂記錄等，在以紙質(zhì)介質(zhì)輸出時無法得到表達(dá)和保存；還有，案件辦理過程中直接寄送給辦案人員或者當(dāng)庭提交的證據(jù)材料，及時轉(zhuǎn)化具有一定困難，影響歸檔時紙質(zhì)卷宗和電子卷宗的同步。

　　3.現(xiàn)有資源局限性。筆者在與審判輔助中心掃描、編目的工作人員走訪中了解到，卷宗的掃描、編目、轉(zhuǎn)檔受硬件配置（如掃描儀、裝訂機(jī)等）、業(yè)務(wù)系統(tǒng)（如電子卷宗系統(tǒng)、材料收發(fā)系統(tǒng)、電子檔案系統(tǒng)等）、保障人員（如掃描、編目人員的熟練程度、細(xì)心程度等）影響較大,網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的可靠性與穩(wěn)定性會對卷宗轉(zhuǎn)化造成波動。在編目和歸檔過程中，紙質(zhì)卷宗和電子卷宗目錄、內(nèi)容的一致性，歸檔前后卷宗的一致性等，不能通過系統(tǒng)完成全部智能審查驗證，仍然需要大量人工輔助完成。還有就是檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)在數(shù)據(jù)屬性、編目、格式等方面存在部分差異（如電子卷和影像卷）,在電子卷宗的生成環(huán)節(jié)，檔案管理人員存在缺位，數(shù)據(jù)對接對在線歸檔不利。

　　三、雙軌制下實現(xiàn)“一鍵歸檔”途徑研究

　　確保電子卷宗轉(zhuǎn)化的電子訴訟檔案來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)，不僅要抓好歸檔環(huán)節(jié)關(guān)鍵工作，還要做好電子卷宗材料全流程采集、整理以及紙質(zhì)材料管理基礎(chǔ)工作。

　　一是著眼長遠(yuǎn)，強(qiáng)化全局性頂層設(shè)計。雙軌制運(yùn)轉(zhuǎn)不僅涉及紙質(zhì)材料電子化，還包括電子文件接收、轉(zhuǎn)化，以及電子卷宗、紙質(zhì)卷宗、數(shù)字化副本的流轉(zhuǎn)，需要從全流程的角度，統(tǒng)籌規(guī)劃各方面、各層次、各要素。1.建立長效機(jī)制。卷宗質(zhì)量提高是一個摸索和不斷提高的過程，需要在技術(shù)、流程上持續(xù)優(yōu)化，要在對自身狀況進(jìn)行認(rèn)真分析后進(jìn)行長遠(yuǎn)設(shè)計。2.摸清資源底數(shù)，對標(biāo)擬用資源進(jìn)行基礎(chǔ)評估，通過評估明確建設(shè)目標(biāo)、階段內(nèi)容，作為基礎(chǔ)配備依據(jù)。3.設(shè)計關(guān)于評估的關(guān)鍵指標(biāo)（如掃描率、已掃描案件編目率、掃描質(zhì)量、編目質(zhì)量等），建立評估周期等機(jī)制，完善評估方法。4.重視數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，做好卷宗數(shù)據(jù)存儲、生成、集成、共享、挖掘等工作，通過數(shù)據(jù)輔助決策，提高管理的精準(zhǔn)化。

　　二是統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，建立全流程制度體系。制度體系建設(shè)是案件歸檔工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的基礎(chǔ)。1.要加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，建立符合實際的組織協(xié)調(diào)機(jī)制。要以實際辦案需求為出發(fā)點，按照規(guī)范，借鑒經(jīng)驗，制定嚴(yán)格的電子卷宗制作標(biāo)準(zhǔn)和紙質(zhì)卷宗制作標(biāo)準(zhǔn)。2.圍繞電子材料和紙質(zhì)材料全流程管理，健全雙軌流轉(zhuǎn)、管理制度，打通流轉(zhuǎn)過程尤其是歸檔環(huán)節(jié)的堵點、難點。重點對掃描、編目、數(shù)據(jù)掛接等環(huán)節(jié)出臺相應(yīng)規(guī)范，明確職責(zé)清單。3.健全保障制度，提供標(biāo)準(zhǔn)化、伴隨式服務(wù)，做好技術(shù)支持。加強(qiáng)訴訟材料電子化處理工作現(xiàn)場管理，制定嚴(yán)格的工作制度保密管理規(guī)定，加強(qiáng)手機(jī)等電子設(shè)備集中管理等相關(guān)措施。4.建立隨機(jī)抽查、定期考核、工作通報制度，根據(jù)工作反饋情況，及時出臺相關(guān)規(guī)范性文件等具體的工作指引。

　　三是無縫對接，完善全融合系統(tǒng)資源。電子卷宗系統(tǒng)應(yīng)具備材料接收、智能編目、全程流轉(zhuǎn)、電子簽名、安全認(rèn)證等功能，支持在電子訴訟文件形成和流轉(zhuǎn)過程數(shù)據(jù)采集、電子簽名圖形化轉(zhuǎn)化、生成歸檔數(shù)據(jù)并按照程序要求向電子檔案管理系統(tǒng)歸檔。

　　電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)為獨(dú)立的系統(tǒng)，能夠提供歸檔接口程序，實現(xiàn)在線移交歸檔等功能。歸檔接口能夠通過信息包方式實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換，以在電子卷宗系統(tǒng)設(shè)計推送接口或者在電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計捕獲接口的形式，實現(xiàn)歸檔文件自動轉(zhuǎn)換、歸檔目錄智能掛接、歸檔文件標(biāo)注核對、歸檔目錄自由選擇，提供案件電子卷轉(zhuǎn)檔案卷、檔案卷整理功能，實現(xiàn)讓辦案部門“一鍵歸檔”、檔案管理部門核查后“一鍵接收”的一體流程。

　　四是理順流程，規(guī)范全鏈條運(yùn)行機(jī)制。雙軌制下，傳統(tǒng)材料、數(shù)字化副本、電子材料的相互轉(zhuǎn)化、交叉使用、同步流轉(zhuǎn)，需要部門間、崗位間分工協(xié)作，高度配合，可以通過倒排工序理清工作流程。

　　1.制定包括發(fā)起歸檔申請、系統(tǒng)自動排序、電子卷宗質(zhì)檢、紙質(zhì)卷宗整理、一鍵轉(zhuǎn)檔、紙質(zhì)卷宗移交、一致性審查、接收入卷、辦理歸檔手續(xù)完成歸檔等工作的歸檔流程圖；2.明確歸檔階段電子卷宗一鍵轉(zhuǎn)檔、紙質(zhì)卷宗同步歸檔等工作流程。細(xì)化工作分工，做好歸檔銜接工作，加強(qiáng)紙質(zhì)卷宗和電子卷宗一致性審查。3.明確數(shù)據(jù)前端采集流程，包括卷宗接收、卷宗核查、卷宗掃描、卷宗掛接、移交裝訂工作流程，明確接收卷宗、紙質(zhì)核對、材料補(bǔ)充、編寫頁碼、目錄打印工作流程，明確包括材料推送、任務(wù)接收、系統(tǒng)編目、手動修正、人工質(zhì)檢、移送入卷等工作流程。

　　五是統(tǒng)籌兼顧，做好全方位綜合保障。需要配備必要的掃描、編目、裝訂等工序所需軟硬件設(shè)備，配置智能文件柜等儲存設(shè)施。在工作區(qū)域配備監(jiān)控設(shè)備以及手機(jī)集中存放設(shè)施，保證審判信息安全。物資采購、項目招標(biāo)過程中，需要按照程序要求履行項目立項、招標(biāo)、合同簽訂、資金支付工作，保證程序規(guī)范。技術(shù)保障人員要超前謀劃、主動對接辦案人員實際使用情況，有針對性開展工作培訓(xùn)，解答疑難問題，做好技術(shù)支持。從目前應(yīng)用情況來看，在系統(tǒng)對接、編目準(zhǔn)確率、轉(zhuǎn)檔匹配度方面還有不小提升空間，仍然需要技術(shù)人員不斷發(fā)力，強(qiáng)化探索創(chuàng)新，提高歸檔工作效率。

　　六是全面防御，確保全要素信息安全。電子卷宗流轉(zhuǎn)、使用以及紙質(zhì)材料電子化過程中，保密工作面臨較大安全壓力，需要制定嚴(yán)密的安全防護(hù)措施。此外還要強(qiáng)化信息安全配套設(shè)施，同步規(guī)劃、建設(shè)、運(yùn)行主動防御體系，加強(qiáng)關(guān)鍵信息保護(hù)，提升分級保護(hù)能力，保證實體安全和信息安全，在數(shù)據(jù)形成、流轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)。使用適當(dāng)方式制作歸檔原件，確認(rèn)信息內(nèi)容的原始性。

　　責(zé)任編輯：廣漢